如果您生成了许多技术内容，例如说明手册和快速入门指南，则可能会有一些相同的内容位于多个手册中。例如，产品的任务可能对不同的产品以相同的方式工作，并且该任务位于五个不同的产品手册中。如果不同的作者在这五本手册上工作，你可能会用五种不同的方式来描述如何完成这项任务。如果你只是看英文手册，这可能不是什么大不了的事。但是，如果您将此内容翻译成多种语言，则最终会有五种不同的版本，这会导致更高的成本和更长的完成工作的时间。在编写技术文档翻译时，您希望编写一次内容，翻译一次并重复使用多次。这称为内容重用。内容重用使您能够：
由于您一次编写内容并在多个位置使用它，因此缩短了写入时间。
提高文档和文档集之间的一致性。
降低翻译成本;内容存储在翻译记忆库中，可供翻译人员使用，从而节省时间并节省资金。
缩短上市时间，使您有可能赢得市场份额并创造更多收入。
最有可能的是，您可以在某种程度上重用内容，尤其是术语。您可能只有一小部分内容，例如警告/警告或错误消息，这些内容在您的手册中是相同的。或者，您可能拥有更多大量内容，例如程序或故障排除信息，这些内容在手册中是相同的。值得进行内容分析，以查看您拥有的内容，重用的内容以及内容的位置。进行分析后，您将更好地了解自己的重用次数，并了解实施内容重用策略的方法。
您可以使用不同的方法和工具来实施策略。我们来看看这些方法和工具。
1.手动设置内容重用策略
您可以使用现有的创作工具（如Microsoft Word）创建手动内容重用策略。在这种情况下，您将创建一个主文档，用于捕获内容及其所在的位置。创建或编辑内容时，您将引用该文档，然后手动将重复使用的内容剪切并粘贴到新文档中。此选项比其他方法花费更多时间，但它仍然提供内容重用的好处，例如降低翻译公司的翻译成本和缩短的上市时间。
2.使用结构化写作方法的XML作者
内容重用的另一种方法是结构化编写，您可以将内容作为主题，然后构建主题以创建文档。在这种情况下，您使用XML编辑器（如oXygen XML Editor，XMetaL或Arbortext Editor）以XML等结构化标记语言编写内容，并遵循DITA等编写标准。要发布文档，您还需要一些其他工具，例如CCMS，如下所述。
您还可以使用XML / DITA功能在Adobe FrameMaker中创作结构化内容，这些功能已在最近几个版本中发展。如果您已经在FrameMaker中创作内容，这可能是用于XML创作的好工具。
在XML中创作的一个主要优点是不涉及格式化，因此，您不会从技术翻译公司收取桌面发布（DTP）费用。使用XML，您可以根据为每种语言确定的规则设置样式表。准备好发布文档时，只需选择要用于该语言的样式表并发布文档即可。没有DTP费用可以节省大量的翻译费用。它还允许翻译机构专注于内容本身而无需花时间格式化。
虽然在XML中切换到创作并不是一个简单或快速的过程，但是有一些优点和用例在这样做时确实具有良好的商业意义。在我们的3部分博客系列中阅读更多关于XML创作的内容。
3.选择组件内容管理系统（CCMS）以管理内容
CCMS使您能够在组件级别管理内容，这意味着每个主题，而不是文档级别。如果您使用我之前描述的工具在XML中创作，那么您将需要使用CCMS。 CCMS使您可以管理所有内容以及主题，地图和图形之间的关系。 CCMS和创作工具允许您将内容组件放在一起以创建文档，并使用样式表发布内容以进行格式化。目前市场上有许多不同类型的CCMS，例如Vasont和IXIASOFT，它们提供广泛的功能，因此您应该能够找到满足您需求的CCMS。
