
如果您生成了许多技术内容,例如说明手册和快速入门指南,则可能会有一些相同的内容位于多个手册中。例如,产品的任务可能对不同的产品以相同的方式工作,并且该任务位于五个不同的产品手册中。如果不同的作者在这五本手册上工作,你可能会用五种不同的方式来描述如何完成这项任务。如果你只是看英文手册,这可能不是什么大不了的事。但是,如果您将此内容翻译成多种语言,则最终会有五种不同的版本,这会导致更高的成本和更长的完成工作的时间。在编写技术文档翻译时,您希望编写一次内容,翻译一次并重复使用多次。这称为内容重用。内容重用使您能够:
由于您一次编写内容并在多个位置使用它,因此缩短了写入时间。
提高文档和文档集之间的一致性。
降低翻译成本;内容存储在翻译记忆库中,可供翻译人员使用,从而节省时间并节省资金。
缩短上市时间,使您有可能赢得市场份额并创造更多收入。
最有可能的是,您可以在某种程度上重用内容,尤其是术语。您可能只有一小部分内容,例如警告/警告或错误消息,这些内容在您的手册中是相同的。或者,您可能拥有更多大量内容,例如程序或故障排除信息,这些内容在手册中是相同的。值得进行内容分析,以查看您拥有的内容,重用的内容以及内容的位置。进行分析后,您将更好地了解自己的重用次数,并了解实施内容重用策略的方法。
您可以使用不同的方法和工具来实施策略。我们来看看这些方法和工具。
1.手动设置内容重用策略
您可以使用现有的创作工具(如Microsoft Word)创建手动内容重用策略。在这种情况下,您将创建一个主文档,用于捕获内容及其所在的位置。创建或编辑内容时,您将引用该文档,然后手动将重复使用的内容剪切并粘贴到新文档中。此选项比其他方法花费更多时间,但它仍然提供内容重用的好处,例如降低翻译公司的翻译成本和缩短的上市时间。
2.使用结构化写作方法的XML作者
内容重用的另一种方法是结构化编写,您可以将内容作为主题,然后构建主题以创建文档。在这种情况下,您使用XML编辑器(如oXygen XML Editor,XMetaL或Arbortext Editor)以XML等结构化标记语言编写内容,并遵循DITA等编写标准。要发布文档,您还需要一些其他工具,例如CCMS,如下所述。
您还可以使用XML / DITA功能在Adobe FrameMaker中创作结构化内容,这些功能已在最近几个版本中发展。如果您已经在FrameMaker中创作内容,这可能是用于XML创作的好工具。
在XML中创作的一个主要优点是不涉及格式化,因此,您不会从技术翻译公司收取桌面发布(DTP)费用。使用XML,您可以根据为每种语言确定的规则设置样式表。准备好发布文档时,只需选择要用于该语言的样式表并发布文档即可。没有DTP费用可以节省大量的翻译费用。它还允许翻译机构专注于内容本身而无需花时间格式化。
虽然在XML中切换到创作并不是一个简单或快速的过程,但是有一些优点和用例在这样做时确实具有良好的商业意义。在我们的3部分博客系列中阅读更多关于XML创作的内容。
3.选择组件内容管理系统(CCMS)以管理内容
CCMS使您能够在组件级别管理内容,这意味着每个主题,而不是文档级别。如果您使用我之前描述的工具在XML中创作,那么您将需要使用CCMS。 CCMS使您可以管理所有内容以及主题,地图和图形之间的关系。 CCMS和创作工具允许您将内容组件放在一起以创建文档,并使用样式表发布内容以进行格式化。目前市场上有许多不同类型的CCMS,例如Vasont和IXIASOFT,它们提供广泛的功能,因此您应该能够找到满足您需求的CCMS。