计算机辅助翻译工具（或CAT工具）从各种各样的文件格式中识别文本，从而能够计算单词数并分析其中有多少与保存在翻译存储器（简称TM）中的文本相匹配，以实现更快的翻译过程，并保持与以前翻译的一致性。但是，有些文件类型不被这些工具识别，需要中间转换步骤才能提取文本并在翻译工作流中使用。

其中一个例子就是microsoft visio文档。这是一个生成矢量图形的程序，非常适合从不同类型的内容组成图表或概要表。与autocad文件类似，还有一个名为transtools for visio的特殊软件，它从microsoftvisio文件中提取文本并将其转换为包含一个包含两列的表的word文件。在第一列中有以原始语言提取的文本。第二列显示为空，因为在该列中，使用cat工具翻译文本后，必须以目标语言复制和粘贴文本。一边是原始文本，另一边是翻译，word文件将被保存并用transtools for visio重新处理，以便软件用目标语言替换原始文本。在翻译过程中，由于文本的收缩或膨胀，可能会导致译文有点错位或错位。当这种情况发生时，文件将被发送到设计部门进行一个额外的dtp步骤，并让他们进行最终调整，以使文件处于最佳状态并交付给客户。

每种类型的文件通常都有自己的条件和技巧，因此需要有尽可能丰富的经验，当然，还需要有必要的软件和工具，以便能够使用Microsoft Visio或任何其他所需格式进行高效的文档翻译。

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